Selosteen tiedot:
- Rekisterinpitäjä
Lapland Sports Medicine Oy/Hehku Terveys, Y-tunnus 2916959-8
- Rekisteriasioista vastaava henkilö
Toimitusjohtaja Joni Keisala
Yhteystiedot: Lapinkävijäntie 11 C 76, 96100 Rovaniemi
- Rekisterin nimi
Lapland Sports Medicine Oy/Hehku Terveys Potilasrekisteri
- Rekisterin henkilötietojen käsittely tarkoitukset ja käsittelyn lainmukainen peruste
(GDPR 6 ja 9 artiklat) Potilastietojen käsittely perustuu niille säädettyihin lakeihin (mm. potilaslaki 785/1992, potilasasiakirja-asetus 298/2009 ja toisiolaki 552/2019) tai potilaan suostumukseen. Potilastietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR).
Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaan hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan, potilashallinnassa sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.
- Rekisterin tietosisältö
Potilasrekisteri sisältää erilaisia potilaan tutkimukseen sekä hoidon suunnitteluun ja toteutukseen liittyviä tietoja kuten nimi ja henkilötunnus, kotikunta, osoite, puhelinnumero, potilaan nimeämä yhteyshenkilö, tarvittaessa alaikäisen huoltaja tai potilaan laillisen edustajan yhteystiedot, potilaan äidinkieli/asiointikieli.
Lisäksi rekisteriin tallennetaan tiedot potilaan hoitoon osallistuneiden terveydenhuollon ammattilaisten käyntikirjausmerkinnöistä ja huomioista (Mikäli Hehku Terveydessä tulevaisuudessa olisi muita ammattilaisia töissä)
- Mistä henkilötiedot saadaan?
Potilas, potilaan huoltaja, potilaan laillinen edustaja tai lähiomainen. Suuri osa tiedoista tulee sähköisen ajanvarauksen kautta.
Hoitohenkilökunta ja terveydenhuollon ammattihenkilöt.
Potilaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä esimerkiksi kansallisen terveysarkiston (KANTA) kautta.
- Henkilötietojen säilytysaika ja säilytysajan määrittämisen kriteerit
Potilasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa säännöstä/lakia potilastietojen säilytysajoista. Potilasasiakirjojen säilytysaika on säädetty sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella potilasasiakirjoista (94/2022). Säilytysaika on pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta.
- Potilastietojen luovuttaminen
Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Potilastietoja voidaan luovuttaa potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.
- Henkilötietojen vastaanottajat
Potilastietoja luovutetaan ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai lainsäädännön perusteella.
Säännönmukaisia luovutuksensaajia voivat olla
Terveydenhuollon viranomaiset, joilla lakiin perustuva oikeus saada terveystietoja viran-omaistehtävän suorittamiseksi. Esimerkkeinä: THL, Fimea, Kela.
Jatkohoitotilanteessa potilaan suostumuksella (suullinen tai kirjallinen) tietoja voidaan luovuttaa potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle.
Kansallinen reseptikeskus (Kanta-arkisto).
Potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.
Potilaan huoltajalle, muulle lailliselle edustajalle sekä potilaan lähiomaiselle, mikäli potilas on antanut tähän suostumuksensa. Mikäli alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, on hänellä oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antamisen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.
- Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
- Tietojen suojaus ja käytön perusteet
Potilasrekisterin tiedot tallennetaan sähköiseen tietojärjestelmään, johon on pääsy vain erikseen oikeutetuilla henkilöillä ja heilläkin ainoastaan silloin, kun se on tarpeellista potilaan hoidon kannalta.
Tietojen käsittely perustuu potilaan hoitoa ja tutkimusta koskeviin lakeihin ja asetuksiin; terveydenhuoltolaki, laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojensähköisestä käsittelystä, erikoissairaanhoitolaki, mielenterveyslaki, henkilötietolaki, arkistolaki, laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä, laki potilaanasemasta ja oikeuksista, sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista.
Manuaalinen aineisto pyritään siirtämään sähköiseen muotoon, jonka jälkeen manuaalinen versio tuhotaan lain mukaisin käytännöin. Mikäli manuaalista aineistoa on, säilytetään se toimitiloissa lukitussa huoneessa, jossa aineisto on vielä erikseen lukitussa kaapistossa.
Sähköiset materiaalit säilyvät siis potilastietojärjestelmässä, joka on suojattu salasanoin ja tähän pääsy on vain henkilöillä, joilla on oikeus kyseiseen järjestelmään päästä.
Tietojen käsittelyssä ei ole automaattista päätöksentekoa.
- Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tietonsa tai saada tieto siitä sisältääkö rekisteri tietoja rekisteröidystä. Oikeudesta voidaan poiketa vain erityisestä syystä. Tarkastuspyyntö on esitettävä rekisterin vastuuhenkilölle. Tiedot luovutetaan potilaalle kirjallisena.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon. Mikäli
oikaisuvaatimukseen ei suostuta, rekisteröidylle annetaan kirjallinen todistus kieltäytymisen syistä.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat henkilötiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot siirrettyä toiseen järjestelmään lain määrittämillä tavoilla.
Rekisterin tietojen säilytysajat perustuvat STM:n asetukseen potilasasiakirjoista (https://stm.fi/asiakas-potilastietojen-hallinta)
Paluu etusivulle https://www.hehkuterveys.fi
